¿Cómo planear una boda? ¿Qué salón de eventos es el ideal? ¿Cómo hacer para que sea una fiesta inolvidable? Estas y otras preguntas surgen cuando alguien decide comprometerse y quiere realizar un evento para celebrar su compromiso. Así, para gestionar todos los detalles del gran día, la función de un organizador de bodas puede ser de gran ayuda para que el gran día salga perfectamente. En el artículo de hoy, te contamos todo lo que debe hacer un wedding planner y los aspectos que debe cubrir cuando una pareja contrata sus servicios. ¡Sigue leyendo!
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Índice de contenidos
Funciones de un organizador de bodas
Después de que contratas a un wedding planner puedes tranquilizarte y empezar a repartir responsabilidades. Contar con este profesional es la mejor forma de evitar un cansancio acumulado el día tan soñado. Aunque hoy en día es más común que las parejas planeen sus fiestas de boda por su cuenta, todo esto gracias a internet, las ventajas de tener a alguien que te ayude son enormes. Y es que, un organizador de bodas sabe exactamente todo lo que necesita un evento y tiene relación con diversos proveedores que pueden ofrecer los mejores servicios para que la fiesta salga espectacular. Realmente, con la asesoría adecuada y con el experto en bodas a la mano lo más probable es que puedas lograr todo lo que quieras para tu fiesta.
Un organizador de eventos tiene que ser el encargado y experto en el diseño, planificación, gestión, tendencias y creatividad. A continuación, te decimos las cuestiones indispensables que todo wedding planner debe encargarse antes y durante el evento.
Presentar opciones de salones de eventos
El lugar en donde se hace una fiesta puede determinar el éxito de la misma. No da lo mismo cualquiera. Hay parejas que eligen casarse en la playa o en la casa antigua donde vivían los abuelos. Puede también que se elija por los lugares que están más de moda, con un amplio jardín o algún salón en un pueblo lejano. En verdad, el organizador de bodas debe tomar en cuenta que los invitados estén cómodos, si el evento se hará de día o noche, que cuente con suficientes servicios de baño y que haya espacio para una pista de baile. Pero lo más importante es que sea un lugar preciado para los novios. Una vez elegido, habrá que reservarlo en cuanto antes.
Elegir lugar para la ceremonia
Al mismo tiempo que el organizador de bodas ayuda a elegir un salón, debe ayudar a seleccionar el lugar para la ceremonia civil o religiosa. Para ello, tendrá en cuenta un sitio acogedor al que acudan solo tus invitados para que el momento sea más íntimo. Además, tiene que aconsejar que sea un lugar cercano o fácil de llegar al punto donde se hará la fiesta. También, acomodará estratégicamente la iluminación, las flores, los adornos y a los fotógrafos para que todo se vea más estético y organizado.
Hacer una boda inolvidable
Para planear la fiesta, desde el momento en que la novia y el novio se empiezan a arreglar hasta que el último invitado se va, el wedding planner contará con un cronograma de tiempos establecidos. En él, determinará los momentos para la comida, el baile, las sorpresas, los shows, etcétera. Él se encargará de que todo salga en el instante y a la hora definida.
Buscar el mejor banquete
En cualquier país, la comida y la bebida son de los aspectos más importantes a tomar en cuenta en las fiestas. Es verdad que no en todos los lugares beben alcohol, sin embargo, este puede ser el elemento clave para que la fiesta sea tan divertida como se desea. Para ello, el organizador de eventos ayuda a establecer una pauta de bebidas que se tienen que reservar.
En cuanto al menú, hay que intentar que sea original, con mucho sabor y buena cantidad también. En otras palabras, el organizador de bodas priorizará un catering que haga equilibrio entre una comida rica popular con un toque gourmet.
Grupo versátil o DJ
La música también es el factor clave para tener una boda divertida y con ambiente. Muchas parejas hacen una lista con las canciones favoritas o piden ayuda a su experto en bodas para que los asesore con las canciones del momento. También ayuda a elegir un disc jockey que respete las preferencias musicales de la pareja y determina los tiempos para la música.
Encontrar proveedores de decoración
Hay algunas parejas que eligen una temática para caracterizar su tipo de boda. Puede ser una boda en la playa, evento de blanco o de ciertos colores. También, cuando el novio o la novia son de otro país se suele adornar el lugar con elementos representativos o se visten con el traje tradicional.
Cualquier tipo de decoración que se elija, el wedding planner debe conseguir a los mejores decoradores, que se ajusten al presupuesto inicial, que puedan desarrollar la idea temática de los novios con los elementos y adornos esenciales
Sección de fotografías
Es importante decorar el lugar de forma que haya distintos puntos para tomar fotografías especiales. Así, el organizador de bodas recomendará el lugar en donde se recibirán a los invitados y se aproveche el momento para tomar fotografías con cada uno de ellos. También, sugerirá diferentes fotógrafos profesionales para que la pareja elija la mejor opción.
¿Qué debe hacer la pareja al planear una boda?
Ya sabes las cosas básicas que un organizador de bodas debe tomar en cuenta al planear una fiesta. Pero ahora vamos a otros puntos que no mencionamos con anterioridad y que ahora la pareja es lo que debe gestionar. Primero, hay que definir un presupuesto para controlar los gastos del evento y saber qué tantos elementos se pueden contratar. Después de que se defina la cantidad de dinero con la que se cuenta, hay que elegir los siguientes aspectos:
Traje de los novios
De las cosas más importantes a definir con anticipación es el vestido de novia y el traje del novio. El wedding planner puede recomendar las casas de diseño especializadas en ropa de boda o algún diseñador. Eso sí, la confección debe ser delegada a profesionales que garanticen un buen trabajo y la puntualidad de entrega del mismo.
No obstante, el tipo de vestido o traje dependerá del estilo de la pareja. Aunque siempre está bien investigar cuáles son las tendencias, esto te dará alguna idea en el diseño. Escógelos con mucha anticipación.
Número de invitados
Este apartado dependerá de tu presupuesto, pero es importante definirlo desde el principio porque de eso dependerá el tipo de salón a elegir, el banquete y el número de mesas que deben estar decoradas. Lo mejor siempre será invitar a la familia y a los amigos íntimos, pero puedes establecer un número limitado de invitados de cortesía o compromiso, si hace falta.
Hacer las invitaciones con tiempo
Actualmente hay diversas maneras de hacer y enviar una invitación. Se pueden hacer invitaciones tradicionales de papel o una pagina web para que tus invitados confirmen su asistencia. Eso sí, también se deben planear con tiempo.
Algo que un organizador de bodas debe tomar en cuenta, ya sea en físico o virtual, es que las invitaciones tengan relación con los colores y el estilo elegidos por los novios. Las invitaciones deben enviarse a sus destinatarios al menos cuatro meses antes.